Formato de control de asistencia de personal: qué debe llevar y qué cambia en 2027

La mayoría de las empresas mexicanas que buscan un formato de control de asistencia lo hacen por el motivo equivocado: quieren un papel que enseñar si aparece un inspector. Y el formato acaba siendo una hoja con los nombres, una columna de entrada, otra de salida y una firma al lado.

Ese formato no sirve de gran cosa. No porque esté mal diseñado, sino porque le faltan justo los datos que se discuten cuando hay problema: los descansos, las incidencias, quién autorizó qué y cuándo se corrigió un dato.

Este artículo repasa qué debe llevar un control de asistencia para que aguante de verdad, y qué cambia con la reforma laboral publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026.

Para qué sirve realmente un formato de control de asistencia

Tiene tres funciones y conviene no confundirlas, porque cada una exige cosas distintas.

1. Operativa. Saber quién vino, quién faltó y cuántas horas se acumularon para calcular la nómina. Es la que casi todo el mundo cubre.
2. Administrativa. Poder exhibir el registro ante la autoridad laboral cuando lo requiera. Aquí ya empieza a fallar mucha gente, porque el archivo está incompleto o repartido entre varias libretas. Si quieres ver qué documentación se pide exactamente, lo detallamos en qué te piden en una inspección de la STPS.
3. Probatoria. Sostener tu versión en un juicio. Es la más cara si falla, y la que casi nadie tiene en cuenta al diseñar el formato.

La tercera es la que manda. El artículo 784 de la LFT pone la carga de la prueba del lado del patrón en cosas como la duración de la jornada y los días de descanso. Y el artículo 805 establece que, si no exhibes los documentos que estabas obligado a conservar, se presumen ciertos los hechos que alegue la persona trabajadora. Lo desarrollamos con números en qué pasa si te demandan y no tienes control de asistencia.

Traducido: un formato mal diseñado no es un trámite pendiente, es una factura aplazada.

Los campos que no pueden faltar

Separemos dos bloques. El encabezado, que se llena una vez por periodo, y el detalle, que se llena por persona y día.

Encabezado del documento

• Razón social y RFC del patrón.
• Registro patronal ante el IMSS. Es lo primero que cruza un inspector.
• Centro de trabajo y domicilio. Un formato por centro, no uno global. Si tienes varias sucursales y las mezclas en una sola hoja, el documento pierde utilidad en cuanto haya que acreditar dónde estaba alguien.
• Periodo que cubre el registro, con fecha de inicio y fin.

Detalle por persona y día

• Fecha completa, con año. Parece obvio y es el error más repetido en las libretas.
• Nombre completo e identificador único (número de empleado, CURP o número de seguridad social). El nombre solo no basta cuando hay homónimos o altas y bajas del mismo puesto.
• Puesto y, si aplica, área o cuadrilla.
• Hora de entrada y hora de salida, con minutos reales, no redondeados al cuarto de hora.
• Inicio y fin del periodo de comida o descanso. Sin este dato no puedes acreditar que el descanso se otorgó ni descontarlo del tiempo efectivo.
• Tipo de jornada: diurna, nocturna o mixta. Cambia el máximo legal aplicable.
• Total de horas de la jornada.
• Incidencia: asistencia, falta, retardo, permiso, incapacidad, vacaciones o descanso. Con código fijo, no con anotaciones libres al margen.
• Tiempo extraordinario y quién lo autorizó. Una hora extra sin autorización identificable es una hora extra que se discute después. Para el importe puedes usar la calculadora de horas extra.
• Firma o evidencia del registro. En papel, la firma de la persona ese día. En electrónico, la constancia de que fue esa persona quien registró.
• Correcciones: dato anterior, dato nuevo, quién lo cambió y cuándo.

Estructura lista para copiar

Si vas a armarlo en una hoja de cálculo, esta es la estructura mínima de columnas. Cópiala tal cual y añade una fila por persona y día.

Un apunte práctico sobre la columna K: calcúlala con fórmula, nunca a mano. Si en un mismo archivo hay horas tecleadas y horas calculadas, cualquier descuadre entre columnas se convierte en munición para la otra parte.

Papel, Excel o electrónico: qué aguanta cada uno

El formato es el mismo; lo que cambia es el soporte. Y el soporte es lo que decide cuánto vale el documento cuando alguien lo cuestiona. Si estás valorando comprar un equipo, lo comparamos a fondo en qué reloj checador cumple con la ley en 2027.

Qué cambia el 1 de enero de 2027

El decreto de reforma a la LFT publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026 añadió la fracción XXXIV al artículo 132. Obliga al patrón a registrar de manera electrónica la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo el horario de inicio y finalización, y a proporcionarlo a la autoridad cuando se le requiera.

Conforme al transitorio quinto del decreto, las disposiciones de carácter general que expedirá la STPS, que precisarán el ámbito de aplicación y las excepciones, entran en vigor el 1 de enero de 2027. Hasta esa fecha, el periodo funciona como ventana de ajuste.

La sanción va en el artículo 994 fracción IV Bis: de 250 a 5,000 UMA. Con la UMA diaria de 2026 fijada por el INEGI en $117.31, eso significa:

Supuesto	Cálculo	Importe
Mínimo	250 × $117.31	$29,327.50
Máximo	5,000 × $117.31	$586,550.00

Y aquí está el detalle que cambia la escala del problema: el artículo 992 establece que cuando en un solo acto u omisión se afecte a varios trabajadores, se impone sanción por cada uno de los afectados. No llevar registro no es una infracción, son tantas como personas tengas en nómina. El mismo artículo prevé que en caso de reincidencia se duplique la multa anterior.

Dos precisiones para no exagerar. Primera: el importe en pesos dependerá del valor de la UMA vigente cuando se cometa la infracción, no del de hoy. Segunda: la autoridad gradúa la multa dentro del rango según la intencionalidad, la gravedad, el daño, la capacidad económica y la reincidencia, así que el máximo es un techo, no lo habitual.

El calendario completo de la reducción de jornada, que va por separado, lo tienes en jornada de 40 horas: calendario y cómo cambian las horas extra. Y el detalle de la nueva obligación, en registro electrónico de jornada: qué te obliga el artículo 132 fracción XXXIV.

¿Un Excel cuenta como registro electrónico?

Es la pregunta que más nos llega y merece una respuesta honesta, no una respuesta comercial.

Técnicamente, un archivo de hoja de cálculo es electrónico. El texto de la fracción XXXIV habla de registrar de manera electrónica el inicio y el fin de la jornada, y no menciona ninguna tecnología concreta. Tampoco exige huella ni reconocimiento facial. Así que quien te diga hoy, con seguridad absoluta, que tu Excel será ilegal en enero de 2027, se está adelantando: las disposiciones técnicas de la STPS todavía no se han publicado.

Dicho eso, hay dos motivos sólidos para no apostar por la hoja de cálculo.

El primero es probatorio y no depende de lo que publique la STPS: una hoja que se llena a mano al final del día no registra la hora en que ocurrió el movimiento, sino la hora que alguien tecleó. Y es editable sin dejar rastro. Frente al artículo 805, eso vale poco.

El segundo es de riesgo: si las disposiciones de la STPS acaban exigiendo trazabilidad de las modificaciones o integridad del dato, cosa razonable dado que el registro tendrá prueba plena, migrar en diciembre de 2026 con la operación en marcha es bastante peor que migrar ahora con calma.

Cinco errores que invalidan el formato en la práctica

1. Rellenar la semana el viernes. Es lo más común y lo que más daño hace. Un registro con horas redondas y sin una sola variación no lo cree nadie.
2. Que firme el supervisor por todos. El valor de la firma está en que sea de la persona cuya jornada se registra.
3. No anotar los descansos. Sin ese dato no puedes acreditar que el descanso se otorgó.
4. Guardar solo el mes en curso. El artículo 804 te obliga a conservar el último año y un año más tras terminar la relación laboral. Las demandas suelen llegar cuando la libreta ya se tiró.
5. Corregir con corrector o borrando la celda. Elimina justo la información que te da credibilidad. Tacha, anota el dato anterior y firma la corrección.

Cómo pasar del formato al registro sin frenar la operación

Si hoy llevas papel o Excel y quieres llegar a 2027 sin sobresaltos, este orden funciona bien:

1. Define los horarios y turnos por escrito antes de tocar nada. No puedes controlar asistencia contra un horario que nadie ha fijado.
2. Documenta el acuerdo sobre el medio de registro en el contrato o en una política interna firmada. Es lo que activa la prueba plena.
3. Corre un mes en paralelo, con el sistema nuevo y el formato viejo a la vez. Es la forma barata de detectar los casos raros: turnos partidos, gente que empieza en ruta, personal de campo y quien trabaja desde casa, que tiene sus propias reglas bajo la NOM-037.
4. Cierra el histórico anterior y archívalo. No lo tires al migrar: sigue cubriendo el plazo del artículo 804.
5. Revisa el primer cierre de nómina con el registro nuevo delante, antes de pagar.

Preguntas frecuentes

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoría jurídica. Las disposiciones de carácter general de la STPS aún no se han publicado al momento de esta actualización. Para tu caso concreto, consulta a un abogado laboral.