En corto: una inspección ordinaria se avisa con al menos 24 horas y llega con la lista de documentos que vas a tener que exhibir. Lo que el inspector asiente en el acta se presume cierto mientras no demuestres lo contrario, así que la defensa se juega con papeles, no con explicaciones. Si no cumples, primero te dan un plazo para corregir, de 30 a 90 días hábiles. La multa llega después, y con la UMA 2026 puede ir de $5,865.50 a $586,550 según la infracción.
Hay dos mitos que conviene tirar antes de seguir. El primero es que la inspección llega de sorpresa siempre. No es así: la mayoría se anuncian. El segundo es que el inspector viene a multarte. Tampoco: el reglamento vigente lo obliga a darte un plazo para corregir antes de que el expediente pase al área sancionadora.
El problema real no es la visita. Es llegar a ella sin poder acreditar por escrito lo que dices que haces.
Ordinaria o extraordinaria: la diferencia son 24 horas
El marco es el Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 17 de junio de 2014. Ahí están los dos caminos por los que la autoridad puede llegar a tu centro de trabajo.
Inspección ordinaria
Se practica en días y horas hábiles y, según el artículo 29 del reglamento, el inspector debe entregarte un citatorio con al menos 24 horas de anticipación. Ese citatorio no es un aviso genérico: tiene que especificar el nombre del patrón, el domicilio del centro de trabajo, el día y la hora, el tipo de inspección, el número y fecha de la orden, y viene acompañado del listado de documentos que deberás exhibir, los aspectos a revisar y el fundamento legal de cada uno.
Dicho de otra forma: sabes exactamente qué te van a pedir antes de que lleguen. Ese día de margen es la diferencia entre una visita administrada y una improvisada.
Dentro de las ordinarias, el artículo 27 distingue las iniciales (la primera vez, o por ampliación del centro), las periódicas (con intervalos de doce meses, ajustables según rama, grado de riesgo y número de personas) y las de comprobación, que verifican medidas ordenadas antes.
Inspección extraordinaria
Esta sí llega sin citatorio previo, y puede practicarse en cualquier momento, incluso en días y horas inhábiles. El artículo 28 lista los supuestos que la activan. Los dos que más veo en empresas pequeñas son:
- Una queja o denuncia presentada por cualquier medio sobre posibles violaciones a la legislación laboral. Basta con que alguien que salió mal de la empresa levante el teléfono.
- Un accidente o siniestro ocurrido en el centro de trabajo.
Por eso la preparación no puede ser reactiva. Contra una extraordinaria no hay 24 horas de margen: hay lo que ya tengas guardado.
Qué documentos exhibes y de dónde sale la lista
La inspección federal se organiza por materias. En condiciones generales de trabajo, que es la que toca a prácticamente cualquier empresa con personal, la revisión gira alrededor de contratos, jornada, salarios, prestaciones, descansos y reglamento interior de trabajo.
El control de asistencia está justo en el centro de esa materia, y por una razón sencilla: es el único documento que permite verificar todo lo demás. Sin registro de jornada no se puede comprobar que se respeta el máximo semanal, ni que se otorga el día de descanso por cada seis trabajados, ni que el tiempo extraordinario se pagó como corresponde. Es el documento del que cuelgan los otros.
Y a partir del 1 de enero de 2027 deja de ser un soporte conveniente para convertirse en una obligación con nombre propio. El decreto publicado en el DOF el 1 de mayo de 2026 añadió la fracción XXXIV al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo, que obliga a registrar de manera electrónica la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo horario de inicio y finalización, y proporcionarlo a la autoridad cuando se le requiera. Lo tienes desarrollado en nuestro artículo sobre el registro electrónico de jornada y el artículo 132 fracción XXXIV.
El error más caro: presentar documentación fabricada la noche anterior. El artículo 28 del reglamento contempla expresamente que se ordene una inspección extraordinaria cuando el patrón proporciona información falsa o se conduce con dolo o mala fe. Y el artículo 61 establece que la conducta intencional se toma en cuenta para determinar el monto de la sanción. Un expediente incompleto sale mucho más barato que uno inventado.
La regla de los 15 trabajadores que casi nadie conoce
Este es probablemente el dato más útil de todo el artículo para una empresa pequeña, y está en el artículo 31 del reglamento.
Si durante una inspección ordinaria se detecta que el centro de trabajo emplea quince o menos trabajadores y la empresa en su conjunto no tiene más establecimientos o sucursales que el lugar visitado, el inspector debe asentarlo en el acta y desahogar la visita como una inspección de asesoría y asistencia técnica.
¿Qué cambia? Que en esa modalidad la autoridad determina las acciones correctivas y los plazos para instrumentarlas, y programa visitas de seguimiento. El artículo 19 es explícito: si de las visitas de seguimiento resultan incumplimientos, no se instaura el procedimiento sancionador, sino que se programa una inspección extraordinaria.
Esto no es una patente de corso. La protección se cae si te niegas a recibir la visita o si no adoptas las medidas para regularizar tu situación. Pero significa que, para la mayoría de las pymes mexicanas, la primera visita es una oportunidad de ordenarse, no una condena.
El acta: por qué lo que ahí se asienta se presume cierto
De toda inspección se levanta acta circunstanciada, con intervención del patrón o su representante y de dos testigos. Y aquí viene la parte que conviene entender bien.
El artículo 17 del reglamento dispone que los hechos certificados por los inspectores en las actas que levanten se tendrán por ciertos mientras no se demuestre lo contrario, siempre que el acta se haya levantado conforme al propio reglamento.
Es la misma lógica probatoria que te encuentras en un juicio laboral, donde la carga de la prueba recae en el patrón. Si te interesa ese ángulo, lo desarrollamos en el artículo sobre qué pasa cuando te demandan y no tienes control de asistencia.
La contrapartida está en el artículo 35, y es un derecho que se desaprovecha constantemente: antes de cerrar el acta, el inspector debe permitir que quienes intervinieron la revisen, y hacerte saber que puedes formular observaciones y ofrecer pruebas dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que se levantó. Cinco días hábiles de margen para aportar el documento que no encontraste ese día.
El mismo artículo 35 recoge algo que juega a tu favor: si durante la inspección la documentación acredita el cumplimiento, el inspector debe asentar que la tuvo a la vista y, cuando proceda, agregar copias al acta. Y el artículo 38 permite que la autoridad archive definitivamente el acta cuando no se desprendan violaciones o cuando tus pruebas acrediten cumplimiento.
Los plazos para corregir: entre 30 y 90 días hábiles
Detectar un incumplimiento no equivale a imponer una multa. El artículo 36 del reglamento obliga al inspector a otorgar plazos para corregir, que van desde la aplicación inmediata y observancia permanente hasta noventa días hábiles.
Con un piso importante: en ninguna circunstancia el plazo será menor a treinta días hábiles, salvo cuando exista peligro o riesgo inminente. Y ese plazo se puede prorrogar una sola vez, hasta por un periodo igual al concedido originalmente, si lo pides por escrito antes de que venza y justificas por qué no te alcanzó.
El procedimiento sancionador solo arranca si vence el plazo sin que acredites el cumplimiento. Y una vez que arranca, el artículo 53 fija que el término para contestar el emplazamiento no podrá ser inferior a quince días hábiles.
La lectura práctica es esta: entre la primera visita y una multa firme hay meses y varias oportunidades de arreglarlo. Las empresas que acaban pagando no suelen ser las que fallaron una vez, sino las que ignoraron el emplazamiento.
Cuánto cuestan las multas con la UMA 2026
Las multas de la Ley Federal del Trabajo se expresan en Unidades de Medida y Actualización. El INEGI publicó el 8 de enero de 2026 los valores vigentes desde el 1 de febrero: $117.31 diarios, $3,566.22 mensuales y $42,794.64 anuales, con una variación del 3.69 % respecto a 2025.
Con ese valor, estas son las sanciones que más de cerca tocan al control de jornada y asistencia:
| Fundamento | Supuesto | Rango en UMA | Importe 2026 |
|---|---|---|---|
| Art. 994 fr. I | Incumplir los artículos 61, 69, 76 y 77 (jornada diaria, día de descanso semanal, vacaciones) | 50 a 250 | $5,865.50 a $29,327.50 |
| Art. 994 fr. IV Bis | Incumplir el artículo 132 fracción XXXIV (registro electrónico de jornada) | 250 a 5,000 | $29,327.50 a $586,550.00 |
| Art. 1001 | Violar las normas del reglamento interior de trabajo | 50 a 500 | $5,865.50 a $58,655.00 |
| Art. 1002 | Violaciones a las normas de trabajo sin sanción específica en la Ley | 50 a 5,000 | $5,865.50 a $586,550.00 |
La fracción IV Bis del artículo 994 es nueva: la añadió el mismo decreto del 1 de mayo de 2026 que creó la obligación de registro electrónico. Puedes leer el texto íntegro en el decreto publicado en el DOF. Conviene fijarse en el rango: arranca en 250 UMA, no en 50. El piso de esa multa está cinco veces por encima del piso de la multa por no dar el día de descanso.
Un apunte de rigor: estos importes son una referencia calculada con la UMA vigente en 2026. La sanción se cuantifica con el valor vigente al momento de cometerse la infracción, y el monto concreto lo fija la autoridad dentro del rango.
El multiplicador que convierte una multa en un problema serio
Los rangos de arriba se leen mal si te quedas en el número. Hay dos reglas en el artículo 61 del reglamento que cambian por completo la aritmética.
Primera: la sanción puede imponerse por cada persona trabajadora afectada. El artículo lo condiciona a que el incumplimiento cause al trabajador un daño personal, real, cierto y evaluable en dinero. Cuando se cumple esa condición, la multa deja de ser un importe único y pasa a multiplicarse por la plantilla afectada.
Segunda: la reincidencia cuenta durante dos años. Se considera reincidencia cada infracción subsecuente al mismo precepto legal cometida dentro de los dos años siguientes a la fecha del acta anterior, siempre que aquella no se hubiera desvirtuado. Y la reincidencia es uno de los cinco criterios que el artículo 60 obliga a considerar para cuantificar la sanción, junto con la intencionalidad, la gravedad, los daños y la capacidad económica.
La conclusión es incómoda pero útil: la primera visita no suele ser cara. La segunda, sobre lo mismo, sí.
Cómo llegar preparado sin gastar de más
No hace falta un despacho ni un proyecto de seis meses. Para la parte de jornada y asistencia, que es la que nos toca, la preparación se reduce a poder responder que sí a estas seis preguntas:
- ¿Puedes exhibir el registro de cualquier persona y cualquier periodo en el momento? Si tienes que pedirlo a alguien o buscar en un cajón, no lo tienes.
- ¿Cada checada guarda la hora real en que ocurrió? No un dato capturado después, sino la marca de tiempo del movimiento.
- ¿Se identifica quién registró? Individualmente, no por área ni por turno.
- ¿Las correcciones dejan rastro? Quién cambió qué, cuándo y cuál era el dato anterior. Un sistema que admite correcciones documentadas es más creíble que uno impecable.
- ¿Se respeta el máximo semanal vigente? En 2026 son 48 horas, y baja a 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029 y 40 en 2030. El calendario completo está en nuestro artículo sobre la jornada de 40 horas.
- ¿El tiempo extraordinario está identificado y pagado como corresponde? Si el registro no separa jornada ordinaria de extraordinaria, no puedes acreditarlo.
Y una recomendación que no cuesta dinero: cuando llegue el inspector, pídele la credencial vigente con fotografía y el original de la orden escrita. El artículo 29 del reglamento obliga a ambas cosas, y las credenciales llevan impresa la leyenda de que no autorizan a practicar inspección alguna sin la orden correspondiente. El artículo 16 te permite además corroborar por teléfono o internet la autenticidad del inspector y de los datos de la orden.
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¿La STPS avisa antes de una inspección?
En las inspecciones ordinarias sí. El artículo 29 del Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones exige un citatorio entregado con al menos veinticuatro horas de anticipación, acompañado del listado de documentos a exhibir. Las extraordinarias se practican sin citatorio previo.
¿Me pueden multar en la primera visita?
No de forma inmediata. El artículo 36 obliga a otorgar un plazo para corregir, que en ningún caso será menor a treinta días hábiles salvo peligro o riesgo inminente, y que puede llegar a noventa. El procedimiento sancionador se inicia si vence el plazo sin acreditar el cumplimiento.
¿Qué pasa si mi empresa tiene 15 trabajadores o menos?
Según el artículo 31 del reglamento, si el centro de trabajo emplea quince o menos trabajadores y la empresa no tiene otros establecimientos, la visita ordinaria se desahoga como asesoría y asistencia técnica. En esa modalidad, los incumplimientos detectados en visitas de seguimiento no derivan directamente en procedimiento sancionador, sino en una inspección extraordinaria.
¿De cuánto es la multa por no llevar el registro electrónico de jornada?
El artículo 994 fracción IV Bis de la LFT, añadido por el decreto publicado en el DOF el 1 de mayo de 2026, fija de 250 a 5,000 UMA. Con el valor de la UMA vigente en 2026, de $117.31, equivale a un rango de $29,327.50 a $586,550.00.
¿Puedo negarme a recibir al inspector?
No conviene. El artículo 30 obliga al patrón a permitir el acceso y otorgar facilidades. Si te opones, el inspector lo hace constar en el acta y la autoridad lo comunica al Ministerio Público, con independencia de la sanción administrativa que proceda.
¿Puedo aportar documentos después de la visita?
Sí. El artículo 35 reconoce el derecho a formular observaciones y ofrecer pruebas en relación con los hechos del acta dentro de los cinco días siguientes a que se levantó. Y el artículo 38 permite el archivo definitivo del acta cuando esas pruebas acrediten el cumplimiento.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoría jurídica. Los importes de multas son referencias calculadas con la UMA vigente en 2026 y el monto concreto lo determina la autoridad dentro del rango legal. Para tu caso, consulta a un abogado laboral.