En corto: en un juicio laboral la carga de la prueba es del patrón. El artículo 804 de la LFT te obliga a conservar los controles de asistencia y a exhibirlos. Si no lo haces, el artículo 805 presume ciertos los hechos que la persona trabajadora afirme en su demanda. No es una multa: es perder el juicio por no tener papeles.
Casi todas las conversaciones sobre control de asistencia en México giran alrededor de las inspecciones. Y es un enfoque equivocado, porque a la mayoría de las empresas pequeñas no las visita nunca un inspector.
Lo que sí les llega, tarde o temprano, es una demanda. Alguien sale mal de la empresa, va con un abogado y reclama horas extra que nadie recuerda si se trabajaron. Ahí es donde se pierde el dinero de verdad.
Por qué la carga de la prueba es tuya
El artículo 784 de la LFT establece que corresponde al patrón probar determinados hechos cuando exista controversia. Entre ellos están la duración de la jornada, los días de descanso, el pago de las prestaciones y, por supuesto, la asistencia.
Esto sorprende a mucha gente que llega del mundo de los negocios, donde uno espera que quien acusa demuestre. En materia laboral funciona al revés, y por una razón lógica: los documentos están en poder de la empresa, no de la persona trabajadora. Ella no tiene copia de la nómina ni del control de asistencia.
Consecuencia práctica: cuando alguien reclama que trabajó horas extra, no le toca demostrarlo a él. Te toca demostrar a ti que no.
El artículo 805 y lo que significa «se presumen ciertos»
El artículo 805 es corto y es el que hay que entender. Dice, en esencia, que cuando el patrón no presenta los documentos que está obligado a conservar, se presumen ciertos los hechos alegados por la parte trabajadora.
No es que el juez valore, sopese y decida. Es una presunción legal: a falta de documento, se da por bueno lo que dice la demanda.
Traducido a una escena concreta: si alguien afirma que durante dos años entró a las siete y salió a las ocho de la noche, y tú no puedes exhibir un control de asistencia que lo desmienta, el punto de partida del juicio es que efectivamente lo hizo. Tu palabra no compensa la ausencia de registro, y el testimonio de un supervisor pesa mucho menos que un documento.
El error más caro: presentar una libreta rellenada a posteriori. Un control de asistencia que aparece con todos los días en la misma tinta, con la misma letra y sin una sola tachadura en dos años no convence a nadie, y además deteriora tu credibilidad en el resto del juicio. Es peor que no presentar nada.
Qué te obliga a conservar el artículo 804
El artículo 804 enumera los documentos que el patrón debe conservar y exhibir. Entre ellos, en su fracción III, los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo.
El plazo de conservación es el mismo artículo: el último año y un año más después de que se extinga la relación laboral.
Fijémonos en ese «cuando se lleven». Durante décadas ha sido la rendija por la que se coló el argumento de que llevar control no era estrictamente obligatorio. Y es cierto que la redacción lo daba por supuesto en vez de imponerlo.
Pero esa rendija no ayuda tanto como parece. Porque no llevar control no te libra del artículo 805: simplemente significa que no tienes nada que exhibir, y la presunción opera igual. La ausencia de registro no es neutral, es desfavorable.
Por qué la libreta y el Excel no te salvan
Un control de asistencia sirve en un juicio en la medida en que resulte creíble. Y la credibilidad de un documento depende de lo difícil que sea fabricarlo después.
- La libreta firmada es la que mejor aguanta de las tres, porque tiene la firma de la persona. Pero es frágil: se moja, se pierde, se llena, y basta con que falten los meses reclamados para que no sirva.
- El Excel es el más débil de todos. Cualquiera lo edita, no deja rastro de los cambios y su fecha de modificación se puede alterar. Como prueba en contra de quien lo aporta, vale poco.
- El reloj checador que solo imprime tira de papel deja de servir en cuanto se pierden las tiras, que es siempre.
Lo que hace fuerte a un registro no es el soporte, es la trazabilidad: que quede constancia de cuándo se creó cada dato, y de quién lo modificó si alguien lo hizo. Un sistema que guarda las correcciones con autor y fecha es creíble precisamente porque admite que hubo correcciones.
La cuenta que casi nadie hace
Pongamos números a lo abstracto. Una persona con salario diario de 500 pesos y jornada diurna de ocho horas tiene una hora ordinaria de 62.50 pesos.
Si en juicio se presumen ciertas nueve horas extra semanales durante un año, pagadas al doble:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Hora ordinaria | $500 / 8 | $62.50 |
| Hora extra al doble | $62.50 × 2 | $125.00 |
| Semana (9 horas) | 9 × $125 | $1,125.00 |
| Un año (52 semanas) | 52 × $1,125 | $58,500.00 |
Cincuenta y ocho mil pesos por una sola persona y un solo año, sin contar intereses, prestaciones asociadas ni honorarios de abogado. Y sin que nadie haya tenido que demostrar que esas horas se trabajaron.
Ese es el costo real de no tener registro. La multa administrativa, comparada, es casi una anécdota.
Lo que cambia en 2027 y por qué juega a tu favor
La reforma publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026 añadió la fracción XXXIV al artículo 132: a partir de la entrada en vigor de las disposiciones de la STPS, el 1 de enero de 2027, el registro electrónico de la jornada deja de ser opcional.
Y trae algo que conviene aprovechar: el decreto establece que el contenido del registro tendrá prueba plena en controversias laborales siempre que se acredite que fue acordado entre la persona trabajadora y el patrón.
Eso le da la vuelta a todo lo anterior. Pasas de estar en desventaja probatoria a tener un documento que vale por sí mismo. Es la primera vez que la LFT le da ese peso al control de asistencia.
La condición, «acordado entre las partes», es importante y barata de cumplir: basta con documentar en el contrato o en una política interna firmada que el registro se lleva por ese medio.
Qué debe tener un registro que aguante un juicio
- Marca de tiempo del momento real. No un dato tecleado después, sino la hora en que ocurrió el movimiento.
- Identificación individual. Que se sepa quién registró, no solo que alguien lo hizo.
- Trazabilidad de las correcciones. Quién cambió qué, cuándo y cuál era el dato anterior.
- Conservación suficiente. Como mínimo lo que exige el artículo 804, y en la práctica más, porque las demandas llegan tarde.
- Exportable. Que puedas sacar el historial de cualquier persona y periodo sin depender de nadie.
- Acuerdo documentado con el equipo sobre el medio de registro, para activar la prueba plena.
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¿Estoy obligado a llevar control de asistencia?
El artículo 804 de la LFT obliga a conservarlo «cuando se lleve en el centro de trabajo». Además, a partir del 1 de enero de 2027 el artículo 132 fracción XXXIV obliga a registrar electrónicamente la jornada, sin condicionantes.
¿Qué pasa si pierdo los controles de asistencia?
Se aplica el artículo 805: al no exhibir los documentos que estás obligado a conservar, se presumen ciertos los hechos que la persona trabajadora afirme en su demanda.
¿Cuánto tiempo debo conservar el control de asistencia?
El artículo 804 fija el último año y un año más después de que termine la relación laboral. Conservarlo más tiempo no cuesta nada en un sistema digital y suele salir a cuenta.
¿Sirve una libreta firmada como prueba?
Puede servir, sobre todo si tiene la firma de la persona en cada día. Su debilidad es práctica: se pierde, se deteriora y basta con que falten los meses reclamados para dejar de proteger.
¿El registro electrónico garantiza que gane el juicio?
No garantiza nada por sí solo, pero cambia el punto de partida. Con la reforma, el contenido del registro tiene prueba plena si se acredita que fue acordado entre las partes, lo que traslada la discusión a un terreno documental.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoría jurídica. Para tu caso concreto, consulta a un abogado laboral.